Oddajemy w Państwa ręce Wzorcowy Formularz Weryfikacji Niezależności Członków Rady Nadzorczej przygotowany przez Stowarzyszenie Niezależnych Członków Rad Nadzorczych. Dokument ten ułatwia weryfikację niezależności członków i członkiń rad nadzorczych spółek publicznych.
W ocenie Stowarzyszenia udział niezależnych członków i członkiń rady nadzorczej jest jednym z kluczowych warunków skutecznego nadzoru nad spółką. Dlatego też zapewnienie faktycznej niezależności leży w interesie wszystkich spółek, ich akcjonariuszy oraz innych interesariuszy.
Członkowie i członkinie rady nadzorczej, którzy zadeklarowali spełnianie kryteriów niezależności, powinni podlegać corocznej weryfikacji w tym zakresie. Pomóc może w tym przygotowany przez nas formularz. Rekomendujemy, aby rada nadzorcza dokonywała ww. weryfikacji przed złożeniem oświadczenia rady nadzorczej dotyczącego powołania, składu i funkcjonowania komitetu audytu, w tym spełnienia przez jego członków i członkinie kryteriów niezależności, dla potrzeb raportów rocznych. Najlepiej, aby weryfikacja ta odbyła się w formie debaty podczas posiedzenia rady nadzorczej, na podstawie corocznie wypełnionych formularzy. Rekomendujemy również, aby zakończenie procesu weryfikacji zmaterializowało się w postaci podjęcia przez radę nadzorczą uchwały, w której znajdzie się ocena spełniania przez poszczególnych niezależnych członków i członkinie rady nadzorczej kryteriów niezależności. Z formularza mogą również skorzystać akcjonariusze w celu weryfikacji zgłaszanych przez nich kandydatów na niezależnych członków i członkinie rady nadzorczej.
Zwracamy uwagę na Zalecenie Komisji Europejskiej z dnia 15 lutego 2005 r., zgodnie z którym „Rada (nadzorcza) może nawet stwierdzić, że mimo spełnienia przez określonego dyrektora wszystkich określonych na szczeblu krajowym kryteriów oceny niezależności dyrektorów, danej osoby nie można uznać za niezależną w świetle szczególnych okoliczności dotyczących danej osoby lub spółki; i odwrotnie.”
W sytuacjach jakichkolwiek wątpliwości w zakresie niezależności danej osoby, rekomendujemy uznanie takiej osoby za niespełniającej kryteriów niezależności.
Formularz w wersji PDF można znaleźć tutaj, natomiast w wersji edytowalnej tutaj.
